Hedef pazarda yaşayan, alıcıları tanıyan ve onların dilini konuşan biri sizin adınıza kapı çalarsa, tek başınıza aylarca uğraşacağınız bağlantılar daha kısa sürede kurulabilir. Satış temsilcisi ya da komisyonlu acenta tam olarak bu işi yapar. Ama yanlış kişiyle ya da belirsiz bir anlaşmayla başlayan ilişki hem zaman hem müşteri kaybettirir. Bu yazıda temsilciyle çalışmayı üretici gözünden ele alıyoruz.
Acenta, distribütör ve alım ofisi farkı
Komisyonlu acenta sizin adınıza alıcı bulur ve sipariş getirir; malı kendisi satın almaz. Fatura sizden alıcıya kesilir, acenta da gerçekleşen satış üzerinden komisyon alır. Distribütör ise malı sizden kendi hesabına satın alır, stoklar ve kendi fiyatıyla yeniden satar; alıcıyla ilişki büyük ölçüde onun elindedir. Alım ofisi (buying office) tam karşı tarafta durur: alıcı adına tedarikçi arar, kaliteyi ve teslimatı takip eder, ücretini genellikle alıcıdan alır. Karşınızdakinin kimin adına çalıştığını baştan netleştirin, çünkü pazarlıkta kimin çıkarını koruyacağı buna bağlıdır.
Doğru temsilciyi seçmek
İyi bir temsilcinin asıl değeri tanıdığı alıcılardadır. Görüşmede şunları sorun: Hangi tip alıcılarla çalışıyor (zincir mağaza, toptancı, marka)? Hangi ürün gruplarında deneyimi var? Başka hangi üreticileri temsil ediyor? Tamamlayıcı ürünleri temsil etmesi avantaj olabilir, ama doğrudan rakibinizi temsil ediyorsa hangi siparişin kime gideceği belirsizleşir. Daha önce çalıştığı birkaç üreticiden referans isteyin ve onlarla kısaca konuşun.
Sözleşmenin ana maddeleri
Sözlü anlaşmayla başlamayın. Yazılı temsil sözleşmesinde en az şunlar yer almalı:
- Bölge ve münhasırlık: Temsilcinin hangi ülkelerde çalışacağı, o bölgede tek temsilciniz olup olmayacağı (münhasır temsil) ve sizin doğrudan satış hakkınızın korunup korunmadığı.
- Süre: Başlangıç, bitiş ve yenileme koşulları.
- Komisyon esası: Komisyonun hangi tutar üzerinden (örneğin navlun ve vergiler hariç net satış bedeli) ve hangi siparişler için hesaplanacağı.
- Ödeme zamanı: Komisyonun sipariş alınınca mı, alıcıdan tahsilat yapıldıktan sonra mı ödeneceği. Tahsilattan sonra ödemek üretici için daha güvenlidir.
- İade ve reklamasyon: Mal iade edilirse ya da reklamasyon (kalite şikâyeti) yüzünden indirim yapılırsa komisyonun nasıl düzeltileceği.
- Fiyat verme yetkisi: Temsilcinin onayınız olmadan fiyat, vade ya da indirim taahhüt edip edemeyeceği.
- Alıcı bilgileri ve raporlama: Görüşülen alıcıların size bildirilmesi ve düzenli raporlama.
- Fesih: Sözleşmenin hangi durumlarda ve ne kadar önceden haber verilerek sona erdirilebileceği.
Bazı ülkelerde sözleşme bittiğinde temsilci, getirdiği müşteriler için tazminat talep edebilir ve bu hak sözleşmeyle her zaman kaldırılamayabilir. Hangi ülke hukukunun uygulanacağı da bu nedenle önemlidir. İmzalamadan önce avukatınıza danışın ve güncel mevzuatı kontrol edin.
Performans hedefleri ve deneme süresi
İlk dönemi bir deneme süresi olarak kurgulayın. Belirli bir süre içinde kaç alıcıyla görüşme, kaç numune talebi ya da ne büyüklükte sipariş beklediğinizi yazıya dökün. Hedef tutmazsa ne olacağı, örneğin münhasırlığın kalkıp kalkmayacağı, baştan belli olsun. Münhasırlığı ölçülebilir sonuç alınana kadar ertelemek de bir seçenektir.
Temsilciyi donatın
Temsilci, elindeki malzeme kadar iyi satar. Güncel katalog, kumaş ve renk kartelası, yeterli numune ve teslim şekli ile minimum sipariş adedini içeren net bir fiyat listesi verin. Numune masrafının kime ait olduğunu konuşun. Yeni koleksiyonu temsilciye alıcılardan önce tanıtın ve kısa, düzenli görüşmeler yapın.
Alıcıyla doğrudan bağı koparmayın
Temsilci aracıdır, müşteri sizindir. Teklif ve faturaları kendi firmanız adına düzenleyin, yazışmalarda yer alın, mümkünse alıcıyla en az bir kez yüz yüze ya da görüntülü görüşün. Böylece temsilciyle yollar ayrılsa bile ilişki sıfırlanmaz. Bunu gizlice değil, açıkça ve sözleşmeye uygun şekilde yapın.
Komisyonun vergi ve belge boyutu
Yurt dışındaki temsilciye ödenen komisyonun hangi belgeyle ödeneceği ve vergi açısından nasıl değerlendirileceği, ülkeye ve güncel mevzuata göre değişebilir. İlk ödemeden önce mali müşavirinize danışın.
Kontrol listesi
- Temsilcinin kimin adına çalıştığı net mi?
- Referanslar kontrol edildi mi, rakibinizi temsil ediyor mu?
- Komisyonun tahsilattan sonra ödeneceği yazılı mı?
- Fiyat yetkisi ve raporlama tanımlandı mı?
- Fesih ve tazminat konusu avukatla konuşuldu mu?
Doğru seçilmiş ve iyi desteklenen bir temsilci, hedef pazarda sizin kulağınız ve sesiniz olur. İlişkiyi baştan yazılı kurallara bağlamak, iki tarafın da enerjisini satışa ayırmasını sağlar.