Bir alıcı talep gönderdiğinde, aynı talebe büyük ihtimalle birkaç farklı tedarikçi de cevap verir. Alıcı bu teklifleri yan yana koyar ve çoğu zaman ilk birkaç dakikada eleme yapar. Bu yüzden teklifiniz yalnızca doğru değil, aynı zamanda kolay okunur, eksiksiz ve güven verici olmalıdır.
Önce talebi gerçekten okuyun
İyi teklif, talebi anlamakla başlar. Alıcı hangi ürünü, hangi adette, hangi kumaş ve kalitede, hangi tarihte istiyor? Hedef fiyat verdi mi? Belirli bir sertifika istedi mi? Talepte cevabı olmayan bir nokta varsa teklifinizde bunu kısa bir soruyla belirtin. Alıcının sorusuna cevap vermeyen genel bir tanıtım metni, hızla elenir.
Teklifin temel bölümleri
Kısa giriş: Bir iki cümleyle kim olduğunuzu ve bu ürünü ürettiğinizi söyleyin. Uzun firma tarihçesi gerekmez.
Ürün tanımı: Kumaş karışımı, gramaj, renk seçenekleri, beden aralığı ve varsa baskı ya da nakış detayı.
Fiyat: Birim fiyat, para birimi ve teslim şekli birlikte yazılmalıdır. Teslim şekli yazılmamış bir fiyat, alıcı için anlamsızdır. Adet kademelerine göre fiyat verecekseniz kısa bir tablo kullanın.
Minimum sipariş miktarı: Toplam, model ve renk bazında açıkça belirtin.
Teslim süresi: Numune onayından ya da avans tahsilinden sonra kaç gün içinde yükleme yapabileceğinizi yazın. Gerçekçi olun; tutamayacağınız bir tarih, siparişi kazandırsa bile müşteriyi kaybettirir.
Ödeme koşulu: Avans oranı, bakiyenin ne zaman ödeneceği ya da akreditif gibi yöntemi açıkça yazın.
Numune: Numune gönderip gönderemeyeceğinizi, maliyetinin ve kargo ücretinin nasıl karşılanacağını belirtin.
Teklif geçerlilik süresi: Kumaş ve kur değişebileceği için teklifinizin kaç gün geçerli olduğunu yazın.
Kısa ve net yazın
Alıcı uzun paragraflar okumak istemez. Maddeler, kısa cümleler ve gerekiyorsa küçük bir tablo kullanın. Teknik terimleri doğru kullanın ama gereksiz süslemeden kaçının. Ürününüzün fotoğrafı ya da kumaş görseli eklemek, metinden daha çok şey anlatır.
Hızın önemi
Alıcı çoğu zaman ilk gelen birkaç teklifle ilgilenir. Talebi gördüğünüz gün cevap vermek, mükemmel teklifi bir hafta sonra göndermekten genellikle daha değerlidir. Fiyat hesabı zaman alacaksa, alıcıya talebi aldığınızı ve hangi gün teklif vereceğinizi bildiren kısa bir mesaj atın. Bu küçük adım, ciddi bir tedarikçi olduğunuzu gösterir.
Fiyatı savunmaya hazır olun
Fiyatınız rakiplerden yüksekse, farkı açıklayan bir iki cümle ekleyin: daha kaliteli kumaş, daha hızlı teslim, düşük minimum adet ya da istikrarlı kalite kontrolü gibi. Alıcı en ucuzu değil, en güvenilir değeri arar. Ancak abartılı ve kanıtlanamayan iddialardan kaçının.
Sık yapılan hatalar
- Teslim şekli yazılmadan fiyat vermek
- Talepte sorulan soruları cevapsız bırakmak
- Teslim süresini gerçekçi olmayan şekilde kısa yazmak
- Para birimini belirtmemek
- Geç cevap vermek
Teklif sonrası takip
Teklifinizi gönderdikten sonra birkaç gün içinde kısa ve kibar bir takip mesajı atın. Alıcı soru sorarsa hızlı cevap verin. Teklif reddedilse bile nedenini sormak, bir sonraki teklifinizi güçlendirir.
Kontrol listesi
- Talepteki tüm sorular cevaplandı mı?
- Fiyat, para birimi ve teslim şekli birlikte yazıldı mı?
- MOQ, teslim süresi ve ödeme koşulu açık mı?
- Teklifin geçerlilik süresi belirtildi mi?
İyi bir teklif, alıcıya "bu firma işini biliyor" dedirten ilk belgedir. ihracatyap.com'da kategorinize düşen taleplere cevap verirken de aynı ilkeler geçerlidir.