Yeni bir alıcıdan gelen ilk mesaj heyecan verici olsa da, o ilk görüşme aslında ilerideki ilişkinin temelini atar. Ne sorduğunuz ve nasıl sorduğunuz, hem sizin hem alıcının birbirini doğru değerlendirmesini sağlar. Bu yazıda ilk görüşmede üzerinde durulması gereken başlıkları topladık.
Firma Hakkında Bilgi Almak
Alıcının ne kadar süredir bu işi yaptığını, hangi ürün gruplarıyla ilgilendiğini ve hangi pazarlara satış yaptığını sormak faydalıdır. Bir toptancı mı, perakendeci mi, yoksa kendi markasını mı üretiyor, bu bilginin fiyatlandırma ve minimum sipariş miktarı konusunda size yol göstereceğini unutmayın.
Sipariş Hacmi ve Süreklilik
İlk siparişin büyüklüğü kadar, bunun tek seferlik mi yoksa düzenli bir iş birliğine dönüşüp dönüşmeyeceği de önemlidir. Doğrudan sormaktan çekinmeyin: "Bu ilk denemeniz mi, yoksa düzenli tedarik mi arıyorsunuz?" gibi bir soru, karşınızdaki alıcının niyetini anlamanıza yardımcı olur.
Ödeme Beklentisini Netleştirmek
Ödeme şekli konusunda beklentilerinizi ilk görüşmede açıkça belirtmek, ilerideki anlaşmazlıkları önler. Yeni bir alıcıyla peşin ödeme veya belirli bir avans oranı istediğinizi baştan söylemek, hem sizi hem karşı tarafı zaman kaybından kurtarır.
Numune ve Teslim Süresi
Alıcı büyük ihtimalle numune isteyecektir, bu sürecin nasıl işleyeceğini ve kargo maliyetinin kim tarafından karşılanacağını konuşmak iyi olur. Teslim süresi konusunda da gerçekçi olmak önemlidir, kapasitenizi zorlayacak bir söz vermek yerine ürettiğiniz süreyi net şekilde paylaşın.
Yazışmaları Kayıt Altında Tutmak
Whatsapp veya mail üzerinden yürüttüğünüz görüşmelerde önemli kararları (fiyat, miktar, teslim tarihi gibi) yazılı olarak teyit etmek iyi bir alışkanlıktır. Sözlü anlaşmalar zamanla unutulabilir veya farklı hatırlanabilir, yazılı kayıt ileride yaşanabilecek anlaşmazlıklarda size destek olur.
Kültürel Farklılıklara Dikkat
Farklı ülkelerden alıcılarla çalışırken iletişim tarzı da değişebilir. Bazı pazarlarda doğrudan ve kısa mesajlar tercih edilirken, bazı pazarlarda daha sıcak ve uzun bir yazışma tarzı beklenebilir. Zamanla farklı bölgelerden alıcılarla çalıştıkça bu farkları gözlemleyip kendi iletişim tarzınızı buna göre ayarlayabilirsiniz.
İlk görüşme, alıcının sizinle ciddi mi yoksa sadece fiyat araştırması mı yaptığını da ortaya çıkarır. İhracatyap.com üzerinden gelen taleplerde bu soruları erken sormak, gerçekten sipariş verecek alıcıları öne çıkarmanıza yardımcı olur.