Büyük bir perakende zinciri ya da marka sizinle çalışmaya karar verdiğinde, siparişten önce sizi kendi sistemine tedarikçi olarak kaydeder. Bu sürece İngilizce "supplier onboarding" denir; sizden istenen form, belge ve imzalı beyanların bütünü de tedarikçi kayıt dosyasını oluşturur. Dosya ne kadar düzenliyse ilk sipariş o kadar erken gelir.
Firma kimliği: resmi belgeler, vergi, banka ve sigorta
İlk sayfa genellikle firma bilgi formudur: unvan, adres, yetkili kişiler, ürün grupları ve çalışan sayısı. Bunu ticaret sicil kaydı, güncel faaliyet belgesi ve imza yetkisini gösteren evrak gibi resmi belgeler izler. Vergi dairesi ve vergi numarası da istenir; hangi belgenin hangi biçimde sunulacağını mali müşavirinizle teyit edin.
Banka bilgisi için birçok alıcı formdaki IBAN ile yetinmez; bankanızdan hesap sahibinin unvanını ve hesap numarasını doğrulayan kaşeli bir teyit yazısı ister. Amaç, ödemenin sahte bir hesaba gitmesini önlemektir. Bu yazıdaki unvan, faturanızdaki unvanla harfi harfine aynı olmalıdır.
Bazı alıcılar ürün sorumluluk ve işyeri sigortası poliçelerinin kopyasını da ister; kapsamını ve bitiş tarihini önceden kontrol edin.
İmzalamanız istenen metinler
Büyük alıcıların genellikle bir tedarikçi davranış kuralları metni (code of conduct) olur. Çalışma saatleri, ücret, iş sağlığı ve güvenliği, çocuk işçi yasağı, ayrımcılık, rüşvet ve çevre gibi konulardaki beklentileri yazar. Bu metni imzalamak, alıcının denetimine açık bir taahhüttür. İmzalamadan önce her maddeyi kendi uygulamanızla karşılaştırın; örneğin yoğun sezonda fazla mesai sınırına gerçekten uyabilecek misiniz?
Bunun yanında gizlilik sözleşmesi (tasarım ve fiyat bilgilerinin paylaşılmaması) ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin metinler gelir. Bu metinleri imzalamadan önce avukatınıza okutun; özellikle ceza ve sorumluluk maddelerine dikkat edin.
Fabrika profili ve beyanlar
Fabrika profili, üretim alanınızı, makine parkınızı, bölümleri, kalite kontrol düzeninizi ve hangi işleri kendi bünyenizde yaptığınızı anlatır. Kapasite bilgisi için, varsa kapasite raporunuzdan yararlanın. Ardından sosyal uygunluk ve çevre beyanları gelir: vardiya düzeni, fazla mesai uygulaması, atık ve su yönetimi gibi sorular. Kimyasal madde politikası beyanında, alıcının kısıtlı madde listesine (üründe bulunması ya da üretimde kullanılması yasak veya sınırlı kimyasalların listesi) uyacağınızı taahhüt edersiniz. Boyahane ve kimyasal tedarikçinizden bu listeye uygunluk beyanı alın.
Alt yüklenici beyanı: en dikkatli okunacak sayfa
Alt yüklenici kullanımı, yani fason, işin bir kısmını dışarıdaki bir atölyeye yaptırmanızdır. Birçok alıcı fasonu tamamen yasaklar ya da yalnızca bildirilmiş ve onaylanmış atölyelere izin verir. Nakışı, baskıyı ya da yoğun dönemde dikimi dışarı veriyorsanız, "fason kullanmıyoruz" diye imza atmak ileride büyük sorun olur. Habersiz fason tespit edildiğinde sipariş iptali ve tedarikçi listesinden çıkarılma gündeme gelebilir. Kullandığınız atölyeleri baştan bildirin. Bildirmek tek başına yetmez: alıcının kuralları çoğu zaman bu atölyeleri de kapsar; onların da aynı şartlara uyabildiğinden ve denetime açık olduğundan emin olun.
Anketlere dürüst cevap verin
Kayıt sürecindeki uzun anketlerde her soruya "evet" demek cazip gelebilir, ama cevaplarınız denetimde tek tek kontrol edilebilir. Henüz uygulamadığınız bir konuyu açıkça belirtin; gerçekten bir planınız varsa "planlanıyor" diye ve tahmini zamanıyla yazın. Bu, sonradan ortaya çıkan yanlış beyandan her zaman iyidir. Emin olmadığınız soruyu alıcıya sorun.
Tek klasör, tutarlı bilgi, takip edilen tarihler
Tüm belgeleri tek bir klasörde, güncel halleriyle tutun. Firma unvanı ve adres her belgede aynı yazılmalı; farklı bir yazım alıcının sisteminde takılmaya yol açar. Sigorta poliçesi ve sertifikalar gibi belgelerin süresi dolar. Faaliyet belgesi ve banka teyit yazısı gibi belgeleri ise alıcı genellikle yakın tarihli ister. Hepsi için basit bir takvim hazırlayın ve yenilenenleri alıcıya kendiliğinizden gönderin.
Kayıt neden haftalar sürer?
Alıcı tarafında satın alma, uyum (kurallara uygunluğu denetleyen birim), finans ve hukuk birimleri dosyayı ayrı ayrı inceleyebilir. Eksik ya da tutarsız tek bir belge dosyayı başa döndürebilir. Bazı alıcılar kayıttan önce fabrika denetimi de ister. Tedarikçi numaranız açılmadan sipariş girilemez; termin planınızı buna göre yapın.
Kontrol listesi
- Unvan ve adres tüm belgelerde birebir aynı mı?
- Banka teyit yazısı güncel mi?
- Davranış kurallarını ve gizlilik metinlerini avukatınız okudu mu?
- Alt yüklenici beyanınız gerçeği yansıtıyor mu?
- Süresi dolacak belgeler takvimde mi?
İyi hazırlanmış bir kayıt dosyası, alıcıya organize bir tedarikçiyle çalıştığını gösterir. Vergi bilgileri için mali müşavirinize, hukuki metinler için avukatınıza danışın ve güncel mevzuatı kontrol edin.