Alıcınız faturanın tamamını gönderdiğini söylüyor, ama hesabınıza daha az para geçiyor. Bu farkın arkasında çoğu zaman banka masrafları vardır. SWIFT, bankaların ülkeler arası ödeme talimatlarını birbirine ilettiği mesajlaşma ağıdır ve bu yoldan gelen her havalede masrafın kime ait olduğu baştan belirlenir.
Üç masraf seçeneği: OUR, SHA, BEN
Alıcı, ödeme talimatı verirken masrafın kime ait olacağını üç harfli bir kodla seçer:
- OUR: Tüm masrafları gönderen öder. Kural olarak faturanın tamamı size ulaşır.
- SHA (shared, paylaşımlı): Gönderen kendi bankasının masrafını öder; aracı bankaların ve sizin bankanızın masrafı size düşer. Size gelen tutar faturadan biraz azdır.
- BEN (beneficiary, lehtar yani parayı alan taraf): Tüm masrafları siz ödersiniz. Gönderen bankanın masrafı da tutardan düşülebilir; en az parayı bu seçenekte alırsınız.
Alıcı bir seçim yapmazsa işlem çoğu zaman SHA olarak gider.
Aracı banka kesintisi: fatura neden eksik ödenir?
Alıcının bankası ile sizin bankanız arasında doğrudan hesap ilişkisi yoksa para bir ya da birkaç aracı bankadan geçer. Bunlara muhabir banka denir: başka bir banka adına döviz hesabı tutan ve ödemeyi yönlendiren banka. Zincirdeki her banka kendi ücretini gönderilen tutardan düşebilir ve kaç bankadan geçileceği önceden tam bilinmez.
Bu yüzden SHA ve BEN ile gelen ödemede eksik tutar normaldir. OUR seçildiğinde bile zincirdeki bir banka zaman zaman kesinti yapabilir. Eksik ödemeyi hemen kötü niyet saymayın; önce dekonta bakın.
Teklifte ve proformada masraf seçeneğini yazın
Masraf sipariş öncesinde konuşulmazsa ilk eksik ödemede tartışma çıkar. Teklifte ve proforma faturada ödeme koşullarının altına tek cümle ekleyin. Örneğin: "Payment by bank transfer, all bank charges for the buyer's account (OUR)." Paylaşımlı çalışacaksanız: "Bank charges shared (SHA)."
Kesintiyi fiyat hesabında öngörün
Alıcı OUR kabul etmiyorsa kesintiyi baştan bir maliyet kalemi sayın. Geçmiş ödemelerdeki kesinti tutarını hesap hareketlerinizden bulun. Bu tutarı birim fiyata küçük bir pay olarak yayın. Kesinti çoğu zaman tutardan bağımsız olduğu için küçük tutarlı numune ve deneme siparişlerinde OUR istemek daha mantıklıdır.
Banka bilgilerinizi tek belgede verin
Hatalı banka bilgisi ödemenin geri dönmesine ve ek masrafa yol açar. Şu bilgileri şirket antetli tek belgede toplayın ve her alıcıya aynısını gönderin:
- Hesap adı (bankadaki kayıtla aynı tam unvan) ve şirketinizin açık adresi
- IBAN (uluslararası hesap numarası; her döviz hesabınız için ayrı)
- SWIFT/BIC kodu (bankanızın uluslararası tanıtım kodu)
- Banka adı, şubesi ve adresi
- Hesabın para birimi
Alıcınızdan şunu rica edin: banka bilgilerinizin değiştiğini söyleyen bir mesaj alırsa, ödeme yapmadan önce sizi bilinen bir numaradan arayıp teyit etsin.
Dekont isteyin, ödemeyi izleyin
Alıcı ödemeyi yaptığını söylediğinde dekont isteyin. En işe yarayan belge, MT103 olarak bilinen SWIFT ödeme mesajının kopyasıdır (bankalar buna SWIFT dekontu da diyebilir): tarih, tutar, para birimi, lehtar bilgileri ve seçilen masraf kodu burada görünür. Bankanız bu kayıttaki referansla ödemenin nerede olduğunu sorgulayabilir. Masraf kodu anlaşmadan farklıysa bunu para gelmeden fark edersiniz. Para geçtiğinde gelen tutarı gönderilen tutarla karşılaştırıp farkı kaydedin.
Eksik gelen tutarda alıcıyla konuşmak
Kısa ve belgeye dayalı yazın: fatura numarası, faturalanan tutar, hesabınıza geçen tutar ve fark. Proformadaki masraf ibaresine atıf yapın, dekontu ekleyin. Anlaşmanız SHA ise farkı talep etmeyin, kendi maliyetinize yazın.
Küçük fark için ayrı havale yeni masraf doğurur; farkı sonraki faturaya "önceki ödemeden eksik gelen banka masrafı" diye ayrı satır olarak eklemek daha pratiktir. Bu satırın faturada, gümrük beyannamesinde ve kayıtlarınızda nasıl gösterileceğini mali müşavirinize ve gümrük müşavirinize danışın.
Para biriminin etkisi
Ödeme, hesabınızın para biriminden farklı bir para biriminde gelirse bir yerde kur çevrimi yapılır ve bankanın uyguladığı kur gizli bir masrafa dönüşür. Faturanın para birimiyle aynı cinste döviz hesabınız olsun ve alıcıdan tam o para biriminde göndermesini isteyin. Aracı banka zinciri de para birimine göre değişebilir; bunu bankanızla konuşun.
Kontrol listesi
- Masraf seçeneği teklifte ve proformada yazılı mı?
- Banka bilgileriniz tek ve güncel bir belgede mi?
- Her ödemede SWIFT dekontu (MT103) istendi mi?
- Gelen tutar faturayla karşılaştırıldı mı?
Banka masrafı küçük görünür ama her sevkiyatta tekrarlanır. Döviz işlemleri ve masrafların muhasebe kaydı konusunda mali müşavirinize ve bankanıza danışın, güncel mevzuatı kontrol edin.