Mal kamyona ya da konteynere yüklendikten sonra fark edilen bir hata, ihracatta en pahalı hatadır. Geri dönüş masrafı, indirim talebi ve kaybedilen güven, çoğu zaman o siparişin kârından fazlasını götürür. Bu yüzden pek çok yurt dışı alıcı, ödemenin bakiyesini yapmadan önce sevkiyat öncesi kalite kontrol ister.
Denetimi kim yapar
Denetim üç şekilde yapılabilir. Alıcı kendi kalite personelini gönderebilir, bağımsız bir denetim firması görevlendirebilir ya da sizin hazırladığınız kontrol raporunu fotoğraf ve videoyla kabul edebilir. Bağımsız denetim firması en yaygın yöntemdir. Denetimin masrafını kimin ödeyeceği ve denetim başarısız olursa tekrar denetim masrafının kime ait olacağı siparişte yazılı olmalıdır.
Ne zaman yapılır
Sevkiyat öncesi denetim, üretimin tamamı ya da büyük kısmı bitip paketlendikten sonra yapılır. Denetçi, paketlenmiş koliler arasından rastgele örnek seçer. Bu yüzden denetim günü malın gerçekten hazır olması gerekir; yarım kalmış bir üretimle denetime girmek, sonucu olumsuz etkiler ve tekrar denetim masrafı doğurur.
Büyük siparişlerde ayrıca üretim sırasında ara denetim de istenebilir. Ara denetim, hatayı erken yakalayıp tüm partinin bozulmasını önler; bu yüzden aslında üreticinin de işine yarar.
Örneklem mantığı
Denetçi tüm ürünleri tek tek incelemez. Sipariş adedine göre belirlenen sayıda ürün seçilir ve bu örnekte bulunan hata sayısı kabul sınırıyla karşılaştırılır. Kabul sınırları genellikle uluslararası örnekleme standartlarına göre belirlenir ve alıcının şartnamesinde yazar. Siparişi onaylamadan önce hangi kabul seviyesinin kullanılacağını öğrenin.
Hata sınıfları
Hatalar genellikle üç gruba ayrılır. Kritik hata, kullanıcıya zarar verebilecek ya da yasal kuralları ihlal eden hatadır; örneğin kırık iğne ya da güvenlik kuralına aykırı aksesuar. Büyük hata, ürünün satılabilirliğini etkiler; yanlış ölçü, belirgin leke, bozuk dikiş gibi. Küçük hata ise ürünü satılmaz yapmayan ama kaliteyi düşüren kusurlardır; kısa bir iplik ucu gibi. Kritik hatada tolerans çoğu zaman sıfırdır.
Neler kontrol edilir
Ölçüler ve beden tablosu, renk ve renk uyumu, dikiş ve bitiş kalitesi, etiketler, aksesuarlar, ambalaj, koli işaretleri ve sipariş adedi temel kontrol noktalarıdır. Bazı alıcılar ayrıca koli düşürme testi, nem ölçümü ya da metal dedektör kontrolü ister.
Kendi iç kontrolünüzü kurun
Denetimi geçmenin en iyi yolu, denetçiden önce kendi kontrolünüzü yapmaktır. Alıcının şartnamesine göre basit bir kontrol listesi hazırlayın, paketleme hattında düzenli örnek alın ve bulduğunuz hataları kayda geçirin. Bu kayıtlar hem denetçiye güven verir hem de hatanın hangi aşamada oluştuğunu görmenizi sağlar.
Denetim başarısız olursa
Önce raporu dikkatle okuyun ve hataların nerede yoğunlaştığını belirleyin. Ayıklama ve düzeltme yapıp tekrar denetim isteyebilirsiniz. Alıcıyla açık iletişim kurun; hatayı saklamak yerine düzeltme planını paylaşmak, ilişkiyi korur.
Kontrol listesi
- Denetim yöntemi, kabul seviyesi ve masraflar siparişte yazılı mı?
- Denetim günü üretim tamamen bitmiş ve paketlenmiş mi?
- Alıcı şartnamesine göre iç kontrol listesi hazır mı?
- Koli işaretleri ve adetler kontrol edildi mi?
Sevkiyat öncesi kontrol, alıcıyı değil önce sizi korur. İyi kurulmuş bir iç kontrol düzeni, denetim gününü sıradan bir güne çevirir.