Alıcıyla fiyatta el sıkıştınız; sıradaki adım proforma faturadır. Proforma, kesin satıştan önce gönderilen ön faturadır: alıcı bununla ödemeyi yapar, ithalat iznini alır, akreditif açtırır. Ticari fatura sevkiyatta düzenlenir; proforma ise anlaşmanın yazılı halidir.
Proformada mutlaka olması gerekenler
Satıcı ve alıcı bilgileri (ünvan, adres, vergi numarası), proforma numarası ve tarihi, geçerlilik süresi, ürün tanımı ve GTİP kodu, miktar ve birim, birim fiyat ve toplam tutar, para birimi, teslim şekli (Incoterms 2020 ile birlikte liman/yer adı), ödeme şekli ve vadesi, tahmini yükleme tarihi, menşe ülke, ambalaj ve koli bilgisi, banka bilgileriniz (IBAN, SWIFT).
Kritik ayrıntılar
Geçerlilik süresi yazın. Kur ve hammadde oynaklığında süresiz fiyat vermek zarardır. "Bu proforma 15 gün geçerlidir" ibaresi sizi korur.
Ürün tanımını alıcının diliyle yazın. Gümrükte ve akreditifte belge uyumu aranır; alıcının sipariş yazışmasındaki tanımla proformadaki tanım birebir aynı olsun.
Banka bilgilerini eksiksiz verin. Yanlış SWIFT kodu ödemenin günlerce ortada kalmasına neden olur. Hesabınızın döviz hesabı olduğundan emin olun.
Kısmi sevkiyat ve aktarma iznini belirtin. Özellikle akreditifli işlerde "partial shipment allowed/not allowed" ibaresi sonradan sorun çıkarmasın.
Sık yapılan hatalar
Ağırlık ve hacim bilgisini yazmamak (alıcı navlun hesaplayamaz), teslim şekli ile fiyatın uyuşmaması (FOB deyip fabrika fiyatı vermek), imza ve kaşe unutmak, İngilizce belgeye Türkçe not düşmek.
Proformayı PDF olarak, şirket antetli şablonla gönderin. Dağınık bir Excel ekran görüntüsü ile antetli düzenli bir PDF arasında, alıcının gözünde ciddi fark vardır.
İhracatyap.com panelinden bir talebe cevap verdiğinizde, alıcıyla yazışma platform üzerinden başlar; proforma aşamasına geldiğinizde bu listedeki maddeleri kontrol ederek ilerleyin.