Küçük ve orta ölçekli ihracat işlerinde, çoğu zaman ne uzun bir sözleşme yapılır ne de her detay yazılı hale getirilir. İşler e-posta ve WhatsApp yazışmalarının içinde dağınık şekilde kalır. Sipariş onayı (order confirmation), tam da bu boşluğu dolduran, hazırlaması çok kısa süren ama işinizi büyük ölçüde koruyan bir belgedir.
Sipariş onayı nedir
Sipariş onayı, alıcıyla üzerinde anlaşılan tüm şartların tek bir sayfada özetlendiği, her iki tarafın da onayladığı kısa bir belgedir. Uzun bir sözleşme kadar resmi değildir ama proforma faturadan daha kapsamlıdır, çünkü üretim ve teslimatla ilgili detayları da içerir.
Belgede neler olmalı
Ürün açıklaması, miktar, birim fiyat ve toplam tutar, ödeme şekli ve vadesi, teslim şekli (Incoterms), tahmini üretim ve sevkiyat süresi, ambalaj ve etiketleme talimatı varsa buna kısa bir atıf, bu belgede yer alması gereken temel başlıklardır. Amaç, her iki tarafın da siparişle ilgili aynı sayfada olduğunu yazılı hale getirmektir.
Ne zaman gönderilmeli
Alıcı siparişi sözlü veya yazışma üzerinden onayladıktan hemen sonra, üretime başlamadan önce sipariş onayını gönderip alıcıdan da onay istemek doğru zamanlamadır. Alıcının "evet, bu şartlarla onaylıyorum" demesi, üretime başlamadan önce elinizde yazılı bir güvence olmasını sağlar. Üretime başladıktan sonra çıkabilecek "ben böyle anlamamıştım" itirazlarının önemli bir kısmı bu adımla önlenir.
Neden sadece e-posta yazışması yeterli değil
Uzun bir e-posta zinciri içinde dağılmış bilgiler, ihtiyaç duyulduğunda bulmak ve göstermek zordur. Tek sayfalık, net başlıklara ayrılmış bir sipariş onayı, hem sizin hem alıcının ihtiyaç halinde hızlıca başvurabileceği tek bir referans noktası olur. Ayrıca bu belgenin imzalı veya en azından yazılı onaylı olması, bir anlaşmazlık durumunda elinizi güçlendirir.
Değişiklik olursa yeni bir versiyon çıkarın
Sipariş sürecinde miktar, renk veya teslim tarihi gibi bir detay değişirse, eski sipariş onayını sözlü olarak güncellemek yerine, güncellenmiş yeni bir versiyon hazırlayıp tekrar onay almak daha sağlıklıdır. Belgeye "revize 1", "revize 2" gibi bir not düşmek, hangi versiyonun geçerli olduğunu karıştırmamanızı sağlar.
Proforma faturayla karıştırmayın
Proforma fatura daha çok gümrük ve ödeme sürecine yönelik, mali bir belgedir. Sipariş onayı ise üretim ve teslimat sürecinin tüm detaylarını kapsayan, iki taraf arasındaki anlaşmanın operasyonel özetidir. İkisini birlikte kullanmak, hem mali hem operasyonel tarafı eksiksiz kapatmanızı sağlar.
Basit bir şablon yeterli
Karmaşık bir yazılıma gerek yok, düzenli kullandığınız bir kelime işlemci veya tablo programında hazırlanmış, her seferinde aynı başlıkları içeren bir şablon yeterlidir. Önemli olan, her siparişte bu şablonun eksiksiz doldurulmasıdır.
Sipariş onayı, hukuki bir sözleşme kadar bağlayıcı olmasa da, hukuki bir anlaşmazlık çıktığında tarafların ne üzerinde anlaştığını gösteren güçlü bir delildir. Büyük tutarlı işlerde bu belgenin hukuki geçerliliğini artıracak şekilde nasıl hazırlanması gerektiği konusunda avukatınıza danışmanız faydalı olur. Küçük bir alışkanlık gibi görünse de, düzenli kullanıldığında hem sizi hem alıcıyı koruyan sağlam bir uygulamadır.