Birçok ihracat ilişkisi mail yazışması ve proformayla yürür; sorun çıkana kadar. Ödeme gecikince, mal "beklediğimiz kalitede değil" denince ya da sipariş yarıda iptal edilince elinizdeki tek şey dağınık bir yazışma geçmişiyse pazarlık gücünüz zayıftır. Basit ama imzalı bir satış sözleşmesi, çoğu ihtilafı doğmadan bitirir.
Sözleşmede mutlaka olması gerekenler
Tarafların tam ünvan ve adresleri; ürün tanımı, kalite standardı ve tolerans sınırları (örneğin gramajda yüzde kaç sapma kabul edilir); miktar, birim fiyat, toplam bedel ve para birimi; teslim şekli (Incoterms 2020) ve teslim yeri; sevkiyat takvimi ve kısmi sevkiyat izni; ödeme şekli, vadesi ve gecikme faizi; ambalaj ve etiket koşulları; muayene ve kabul prosedürü (kim, nerede, hangi sürede kontrol edecek); mücbir sebep maddesi; uyuşmazlık çözümü (hangi hukuk, hangi mahkeme ya da tahkim).
En kritik iki madde
Kalite ve muayene: "Kaliteyi beğenmedik" itirazının sınırlarını baştan çizin. İtiraz süresi (örneğin varıştan itibaren 15 gün), itiraz yöntemi (fotoğraf, bağımsız gözetim raporu) ve çözüm mekanizması (indirim, değişim, iade) yazılı olsun.
Uyuşmazlık çözümü: Yurt dışı mahkemede dava kovalamak küçük firma için fiilen imkansızdır. Tahkim maddesi ya da en azından kendi ülkenizin mahkemelerini yetkili kılmak, masada elinizi güçlendirir. Bu maddeleri bir avukata bir kez düzenlettirip şablonlaştırmak, her siparişte kullanabileceğiniz kalıcı bir yatırımdır.
Pratik yaklaşım
Her sipariş için ağır bir sözleşme şart değildir; tek sayfalık, temel maddeleri içeren bir "sales agreement" şablonu çoğu iş için yeterlidir. Alıcı kendi şablonunu dayatıyorsa mutlaka okuyun ve okutun; özellikle ceza şartları, münhasırlık ve ödeme maddelerine dikkat edin. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; şablonunuzu dış ticaret tecrübesi olan bir avukatla hazırlamanızı öneririz.
İmzalı sözleşme yalnızca koruma değil, sinyaldir: karşı tarafa "kurumsal bir firmayla çalışıyorsun" mesajı verir.