Çeki listesi, ihracat belgeleri arasında en çok hafife alınan ama en çok sorun çıkaran belgedir. Fatura malın değerini anlatır; çeki listesi ise malın nasıl paketlendiğini, hangi kolide ne olduğunu ve sevkiyatın ağırlığını, hacmini gösterir. Gümrük memuru, nakliyeci ve alıcının deposu bu belgeye bakarak iş yapar.
Çeki listesi neden önemli?
Gümrükte fiziki muayene istendiğinde memur, çeki listesine bakarak hangi koliyi açacağını seçer. Kolideki ürün listede yazandan farklıysa sevkiyat bekler. Alıcı tarafında ise depo görevlisi malı bu listeye göre teslim alır ve sayar. Eksik ya da hatalı bir liste, haklı bir siparişi bile reklamasyona çevirebilir.
Çeki listesinde bulunması gerekenler
- Gönderen ve alıcının unvanı, adresi
- Fatura numarası ve tarihi
- Koli numaraları (örneğin 1'den 40'a kadar)
- Her kolideki ürünün tanımı, model kodu, renk ve beden dağılımı
- Her kolideki adet
- Koli başına net ve brüt ağırlık
- Koli ölçüleri ve toplam hacim
- Toplam koli sayısı, toplam net ve brüt ağırlık
- Varsa palet sayısı ve palet ölçüleri
Alıcınızın ya da gümrük müşavirinizin ek bilgi istediği durumlar olabilir. İlk sevkiyattan önce alıcıya örnek bir çeki listesi gönderip onay almak, sonraki sorunların çoğunu önler.
Faturayla birebir eşleşme
Çeki listesindeki ürün tanımları, adetler ve toplamlar faturadakiyle aynı olmalıdır. Faturada "pamuklu kadın bluz" yazıp çeki listesinde yalnızca "bluz" yazmak küçük görünür ama gümrükte soru işareti doğurur. Aynı şekilde faturadaki toplam adet ile çeki listesindeki koli koli adetlerin toplamı tutmalıdır. Belgeleri tek bir kaynaktan, örneğin aynı tablodan üretmek bu hatayı büyük ölçüde engeller.
Karma siparişte koli düzeni
Tekstilde siparişler çoğu zaman çok modelli, çok renkli ve çok bedenlidir. Bu durumda iki yöntem kullanılır. Birincisi, her kolide tek model ve tek renk, bedenler karışık; ikincisi, her kolide asorti yani belirli bir beden seti. Hangisini kullanacağınızı alıcıyla önceden konuşun. Seçtiğiniz düzeni çeki listesinde açıkça gösterin: "Koli 1-10: Model A, lacivert, S-M-L-XL asorti, koli başına 24 adet" gibi.
Koli üzerindeki işaretler
Kolinin üzerindeki numara ve bilgiler çeki listesiyle uyumlu olmalıdır. Koli numarası, model kodu, renk, beden dağılımı ve adet koli üzerinde okunaklı şekilde yazılırsa alıcının deposu malı dakikalar içinde ayırabilir. Alıcının kendi etiket formatı varsa onu kullanın.
Ağırlık ve hacim
Brüt ağırlık koli dahil, net ağırlık yalnızca ürünün ağırlığıdır. Bu değerleri tahminle değil, tartarak yazın. Navlun hesaplaması, konteyner planlaması ve bazı gümrük işlemleri bu rakamlara dayanır. Hatalı ağırlık, ek masraf ya da bekleme olarak size geri dönebilir.
Sık yapılan hatalar
- Son dakika değişen adetlerin listeye işlenmemesi
- Koli numaralarının atlanması ya da tekrar etmesi
- Fatura ile farklı ürün tanımı kullanılması
- Ağırlıkların göz kararı yazılması
Kontrol listesi
- Toplam adet faturayla aynı mı?
- Koli numaraları eksiksiz ve sıralı mı?
- Ağırlıklar tartılarak mı yazıldı?
- Alıcı formatı ve beklentisi teyit edildi mi?
Düzgün bir çeki listesi, alıcıya profesyonel bir tedarikçiyle çalıştığını gösterir. Belge şartları ülkeye ve ürüne göre değişebilir; gümrük müşavirinizle güncel mevzuatı kontrol edin.